Introdução ao monitoramento de projetos: um guia para monitorar projetos de forma eficaz

Manter-se no caminho certo, dentro do prazo e do orçamento é uma das partes mais complicadas da gestão de projetos. Sem uma noção clara de todas as partes móveis do seu projeto, é fácil que o trabalho passe despercebido. Se isso já aconteceu com você, saiba que não é um caso isolado: mais de um quarto (26 %) dos prazos não são cumpridos a cada semana. 

Mas você não precisa fazer tudo sozinho. Ferramentas de monitoramento de projetos como a Asana oferecem a você e, mais importante, à sua equipe, uma noção clara do status de um projeto e uma maneira fácil de obter atualizações em tempo real, para que você possa dedicar mais tempo a trabalhos de alto impacto. Veja como começar a monitorar projetos para que todos na equipe saibam exatamente quem está fazendo o quê e para quando.

O que é o monitoramento de projetos? 

O monitoramento de projetos é um conjunto de ferramentas e práticas que ajuda os gestores de projetos a monitorar o progresso das suas iniciativas. Em vez de depender de planilhas, e-mails ou de uma abordagem mental, as ferramentas de monitoramento de projetos gerenciam os detalhes dos dados do projeto. Com o monitoramento de projetos, você pode ajudar os membros da equipe a se manterem a par do status de um projeto nos níveis individual, de projeto e de programa.

O que é um monitor de projetos?

Um monitor de projetos é uma ferramenta que dá vida ao acompanhamento de projetos, seja por meio de painéis em tempo real, atualizações de status ou relatórios de progresso. Você não precisa mais gastar 45 minutos toda sexta-feira clicando em diferentes projetos apenas para ter uma ideia de como as coisas estão. Em vez disso, um monitor de projetos ajuda a equipe a se manter informada e organizada em tarefas individuais, projetos de equipe e até mesmo projetos complexos.

As ferramentas de monitoramento de projetos são projetadas para:

• Compartilhar informações e atualizações das tarefas em tempo real.

• Esclarecer quem está fazendo o quê e quais são os prazos para garantir a responsabilidade.

• Gerar relatórios de progresso compartilháveis para manter todos em sintonia.

• Simplificar o monitoramento de status, tempo e orçamento para que os fluxos de trabalho sejam mais fluidos.

Por que usar um monitor de projetos? Benefícios do software de monitoramento de projetos

Os monitoradores de projetos e os softwares de gestão de projetos são ferramentas essenciais para gerir projetos de forma eficaz, fornecendo insights sobre todas as partes móveis, incluindo o progresso geral, as subtarefas, as dependências e o escopo do projeto.

A funcionalidade de geração de relatórios integrada monitora as principais métricas, define linhas de base e garante que os projetos permaneçam dentro do cronograma, do orçamento e do escopo. Para gerir os detalhes de cada projeto, as equipes costumam usar um modelo de monitoramento de atribuições na Asana para acompanhar a propriedade, as datas de conclusão e o progresso no âmbito das tarefas.

Identifique gargalos com antecedência

Com uma visão clara das tarefas, subtarefas, datas de início e datas de conclusão, as equipes podem identificar proativamente os gargalos e monitorar o desempenho do projeto. As equipes que usam rastreadores de projetos estabelecem fluxos de trabalho contínuos e resultados bem-sucedidos.

Exemplo: uma empresa de construção aprimora a gestão do escopo do projeto monitorando os excedentes orçamentários e implementando estratégias de simplificação de tarefas.

Melhore a colaboração da equipe

As ferramentas de monitoramento de projetos promovem o trabalho em equipe, esclarecendo aspectos importantes, como quem está fazendo o quê e quais são os prazos, e mantendo todos alinhados às metas do projeto. As equipes podem se adaptar rapidamente aos desafios, o que torna os rastreadores de projetos ideais para a gestão ágil de projetos e o desenvolvimento de software.

Exemplo: uma equipe de desenvolvimento que está lidando com um projeto complexo redistribuiu as tarefas do projeto quando surgiram atrasos, usando o monitoramento em tempo real para manter o progresso.

Simplificar a geração de relatórios de projetos

As melhores ferramentas de monitoramento de projetos simplificam a geração de relatórios com atualizações automatizadas, notificações e insights claros sobre o status e o progresso das tarefas. Relatórios abrangentes mantêm os participantes informados, minimizando o esforço manual.

Exemplo: uma agência de marketing utilizou a automatização para monitorar as métricas do projeto e fornecer aos clientes atualizações em tempo real, melhorando o processo de integração e entregando melhores resultados.

Conectar o trabalho e reduzir a fragmentação

A fragmentação ocorre quando o trabalho e as informações estão espalhados por sistemas separados, dificultando que as equipes acompanhem o progresso do projeto e acessem informações atualizadas sobre ele. Essa fragmentação obriga as equipes a alternar entre ferramentas — como planilhas para tarefas do projeto, e-mails para comunicação e aplicativos separados para atualizações — o que desperdiça tempo e aumenta o risco de erros.

As ferramentas de acompanhamento de projetos integradas ao software de gestão do trabalho eliminam os silos ao consolidar tarefas, cronogramas e atualizações em um só lugar. As equipes podem gerir o escopo do projeto, monitorar as principais métricas e garantir o alinhamento com as metas do projeto, tudo sem trabalho duplicado ou falhas de comunicação.

Exemplo: em vez de passar horas copiando dados manualmente entre planilhas e e-mails, uma equipe de marketing adota um monitor de projetos conectado para agilizar o fluxo de trabalho, reduzir atrasos e manter o projeto em dia.

Como monitorar o progresso do projeto de forma eficaz

Monitorar o progresso do seu projeto não precisa ser complicado. Com as estratégias certas e um sistema confiável de monitoramento de projetos, você pode ficar por dentro das tarefas, dos cronogramas e até mesmo do orçamento do projeto, mantendo a equipe e as partes interessadas informadas.

Seja para agilizar tarefas individuais ou gerir um portfólio inteiro, existem maneiras simples de acompanhar o progresso e manter o projeto em dia. Este guia aborda técnicas práticas que ajudam a aproveitar ao máximo as suas ferramentas e a garantir que a sua equipe permaneça focada e alinhada.

Etapa 1: compartilhe os detalhes logo no início do planejamento do projeto

O planejamento do projeto é um mapa dos principais elementos de que o seu projeto precisa para ser bem-sucedido. O planejamento do projeto acontece antes da fase de monitoramento do projeto. Normalmente, esta é a primeira coisa que você faz ao iniciar um projeto. 

Ao criar um plano, você pode dar aos membros da equipe e às partes interessadas uma ideia do cronograma do seu projeto. Dessa forma, todos começam em sintonia. Em seguida, mantenha essa clareza durante todo o projeto com ferramentas de monitoramento de projetos.

Etapa 2: estabeleça um plano de comunicação para cada projeto

Um plano de comunicação descreve como a equipe compartilhará informações durante o projeto. Ele esclarece onde e quando os membros da equipe podem encontrar atualizações, define os canais de comunicação (como e-mail, aplicativos de mensagens ou reuniões) e estabelece expectativas de frequência e participação.

Inclua detalhes sobre quando você compartilhará as atualizações de monitoramento do projeto, como relatórios de status, para manter todos alinhados.

Use ferramentas de gestão de projetos visuais que tornam o acompanhamento mais fácil e intuitivo. Aqui estão três tipos:

• Diagramas de Gantt: uma visualização de cronograma que mostra as dependências do trabalho, os marcos e o cronograma geral.

• Quadros Kanban: colunas como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído” ajudam a monitorar visualmente o status das tarefas.

• Calendários: destaque os prazos de entrega do projeto para o agendamento.

Etapa 3: crie um roteiro do projeto para obter uma visão geral de alto nível 

Para projetos complexos, você também pode criar um roteiro de projeto para dar aos membros da equipe uma maneira de visualizar facilmente o cronograma geral do projeto. Um roteiro de projeto é um cronograma de alto nível que permite às partes interessadas obter uma visão geral dos entregáveis, dos principais marcos e das metas gerais do projeto.

Etapa 4: registre a capacidade com ferramentas de monitoramento de tempo

No nível das tarefas individuais, é útil monitorar detalhes adicionais do projeto, como o tempo necessário para concluir uma tarefa. As ferramentas de monitoramento de projetos geralmente oferecem integrações de monitoramento de tempo para ajudar a monitorar com precisão o tempo gasto em projetos e tarefas com menos esforço.

Etapa 5: mantenha o rumo com um plano de gestão de recursos

Na gestão de projetos, um recurso é qualquer coisa que ajude a concluir um projeto, incluindo membros da equipe, orçamento ou ferramentas disponíveis. Um plano de gestão de recursos pode ajudar a definir claramente os recursos do projeto e a capacidade deles, para que todos entendam quais ativos estão disponíveis para o trabalho do projeto.

Três estratégias principais de monitoramento de projetos

Como mencionado acima, o monitoramento de projetos faz parte de um conjunto maior de software de gestão do trabalho. Quando os membros da equipe se referem ao monitoramento de projetos, eles estão falando de três coisas: monitorar o trabalho no nível individual, manter-se atualizado sobre o trabalho do projeto ou verificar o progresso do trabalho em vários projetos.

1. Acompanhar o trabalho no âmbito individual

No nível das tarefas individuais, as ferramentas de monitoramento de projetos podem ajudar todos a se alinharem sobre quem está fazendo o quê e para quando. Isso pode dar aos membros da equipe uma visão clara sobre se uma tarefa está progredindo dentro do cronograma e como o projeto está progredindo em direção aos seus entregáveis.

O monitoramento do trabalho no nível das tarefas individuais tem outra vantagem: evita a duplicação de trabalho. Quando todos têm clareza sobre quem está fazendo o quê e para quando, você elimina as suposições e a organização para o trabalho. Isso é fundamental, pois os trabalhadores do conhecimento gastam 13% do seu tempo em tarefas que já foram concluídas.

O mais importante a fazer ao monitorar o trabalho no nível individual é garantir que haja apenas uma pessoa diretamente responsável por cada tarefa. Ter uma pessoa responsável por cada iniciativa significa que os membros da equipe sabem a quem recorrer para obter atualizações sobre o status das tarefas ou para responder a perguntas que outros membros da equipe possam ter.

Por exemplo, imagine que você e outro membro da equipe estão organizando um evento virtual. Mas, como há dois anfitriões, os palestrantes convidados não sabem a quem recorrer em caso de dúvidas. No dia anterior ao evento, um palestrante convidado tem uma emergência e entra em contato com um membro da equipe para cancelar. Mas, por causa de uma falha de comunicação, você não foi informado e, no dia do evento, não está preparado para a ausência desse palestrante. Com um ponto de comunicação claramente responsável, esse tipo de problema pode ser facilmente evitado.

2. Acompanhar o trabalho no âmbito do projeto

Você também pode monitorar o trabalho no âmbito do projeto para dar às partes interessadas interdisciplinares uma visão de alto nível do trabalho do projeto. Em vez de receber notificações sobre as atualizações diárias, as partes interessadas interdisciplinares e outros membros da equipe precisam de atualizações rápidas e em tempo real sobre os dados mais importantes do projeto. Dessa forma, eles podem se manter atualizados durante o ciclo de vida de um projeto sem se sobrecarregar com os detalhes. 

Há duas maneiras principais de monitorar o trabalho no âmbito do projeto:

• Atualizações de status: os relatórios de status do projeto são atualizações sobre o progresso do seu projeto que ajudam a manter as partes interessadas informadas. As atualizações de status escritas também substituem as reuniões de status e oferecem uma maneira de os membros da equipe visualizarem as informações mais recentes do projeto no seu próprio ritmo. Para obter melhores resultados, compartilhe os relatórios de status na mesma ferramenta em que você gerencia a execução do trabalho, para que os participantes possam se aprofundar nos detalhes, se necessário. 

• Painéis : são visualizações de progresso do projeto que as partes interessadas podem acessar a qualquer momento para obter detalhes sobre um projeto. Os painéis podem incluir gráficos de burndown, trabalho em andamento ou tarefas atrasadas. Assim como as atualizações de status, certifique-se de criar painéis na ferramenta em que você também está trabalhando para que as partes interessadas possam obter mais informações.

3. Acompanhar o trabalho em múltiplos projetos

Se você estiver monitorando o trabalho em vários projetos, provavelmente se beneficiará do monitoramento do trabalho no nível do portfólio. A gestão de portfólios de projetos (GPP) é a visão panorâmica que os seus principais interessados ou patrocinadores de projetos querem ter. A GPP ajuda as partes interessadas a ver o panorama geral em vários projetos e como essas iniciativas estão acompanhando as metas de negócios. 

• No nível do portfólio, é fundamental que as partes interessadas tenham uma visão clara do status de cada projeto para que possam avaliar a saúde e o desempenho geral do portfólio.

• Nesse nível, você também pode usar a gestão de recursos para monitorar a disponibilidade e a capacidade da equipe. A gestão de recursos permite ver em que cada membro da equipe está trabalhando, em todos os projetos, para que você possa garantir que ninguém esteja se sentindo esgotado ou sobrecarregado.

De acordo com a nossa pesquisa, 71 % dos trabalhadores do conhecimento sofreram burnout pelo menos uma vez em 2020. Com a gestão da carga de trabalho e o monitoramento de projetos, você pode garantir proativamente que não surjam problemas de capacidade ao visualizar todas as tarefas programadas para os próximos dias ou semanas. Dessa forma, se um membro da equipe tiver algumas tarefas grandes em breve, você pode repriorizar solicitações menores para outros membros da equipe que possam ter mais capacidade. 

Mantenha-se em dia com o monitoramento de projetos

Um bom monitoramento de projetos, como todos os melhores fluxos de trabalho, pode facilitar a colaboração e a comunicação da equipe. Em vez de inserir manualmente os detalhes de acompanhamento do projeto em planilhas ou apresentações de slides, as ferramentas de acompanhamento de projetos on-line eliminam os silos para ajudar a monitorar o trabalho no mesmo lugar em que ele é realizado. Compartilhe todas as informações importantes do projeto, como detalhes, documentos, feedback e mensagens, em um só lugar. O monitoramento de projetos facilita que os membros da equipe, as partes interessadas e os colaboradores interdisciplinares vejam e acompanhem o trabalho de todos os ângulos.

Tem interesse em começar? Saiba como a Asana pode ajudar a sua equipe a organizar o trabalho e manter-se em sincronia ao monitorar todas as informações do projeto em um só lugar.

Perguntas frequentes sobre o monitoramento de projetos